ZARZĄDZANIE DRUKIEM - MINIMALIZACJA KOSZTÓW

Zarządzanie drukiem -Coraz większy rozwój technologii informatycznych w dużym stopniu wpływa na zmiany społeczno-gospodarcze i cały czas unowocześnia procesy biznesowe. Cyfryzacja jest jednym z tych elementów, który w znacznym stopniu wpływa na sposób funkcjonowania firm, organizacji i instytucji. Firmy coraz częściej szukając oszczędności pieniędzy oraz czasu sięgają po systemy zarządzania drukiem i optymalizacji obiegu dokumentów.
Zdarza się, że nawet tak proste prace biurowe, jak kopiowanie czy drukowanie zajmują nam zbyt dużo czasu. Z czego to wynika? Drukarka stoi na biurku, skaner w pokoju obok, a faks w sekretariacie na innym piętrze. Wydawać by się mogło, że coś, co powinno nam zająć chwilę, w rzeczywistości staje się bardzo czasochłonnym przedsięwzięciem, które skutecznie wybija nas z rytmu wykonywanej właśnie pracy. Zdarza się również, że drukujemy coś po to tylko, żeby nie musieć drugi raz przemieszczać się do drukarki, a okazuje się, że w rzeczywistości wcale nie było nam niepotrzebne. Bywają również firmy, które nadmiernie gromadzą sprzęt drukujący, co w konsekwencji prowadzi do generowania nadmiernych kosztów związanych z firmowymi wydrukami. Sprawny obieg dokumentów w firmie jest w dzisiejszych czasach na wagę złota- daje gwarancję optymalnego przebiegu wszystkich procesów, bezpieczeństwa poufnych informacji, oszczędność czasu, pieniędzy, a także pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu.
System zarządzania drukiem jest efektem ciągle rozwijającej się technologii współczesnego świata. Pomimo błyskawicznie postępującej digitalizacji zdecydowana większość dokumentów w ostateczności przybiera postać papierową. Wprowadzenie w firmach systemu zarządzania drukiem jest rozwiązaniem niezwykle efektywnym.

Do podstawowych korzyści zarządzania drukiem należą:

  • brak konieczności zakupu urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych
  • szybka reakcja na awarie
  • brak przestojów w pracy
  • ciągłe monitorowanie stanu wszystkich urządzeń drukujących, w tym odczytów z liczników, co pozwala precyzyjnie określić koszty związane z wydrukiem, a także ostrzega przed wyczerpaniem materiałów eksploatacyjnych
  • regularne dostarczanie materiałów eksploatacyjnych
  • ograniczenie działań prywatnych wykonywanych przy pomocy służbowego urządzenia drukującego poprzez autoryzację osób korzystających z drukarek.
  • bezpieczeństwo druku, poprzez wyeliminowanie dostępu do drukowanych dokumentów osobom postronnym – pamiętać należy, iż zagrożeniem dla plików jest droga, jaką musi przebyć pracownik od komputera do konkretnego urządzenia drukującego

DZIERŻAWA DRUKAREK - CPC - KOSZT ZA KOPIE

Najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców jest dzierżawa drukarek, bez konieczności zakupu całej floty urządzeń, działań serwisowych, czy zakupu materiałów eksploatacyjnych. Po wdrożeniu systemu zarządzania drukiem wszelkie informacje o aktualnym stanie urządzeń można przekierować firmie wynajmującej sprzęt. Rozwiązanie to pozwala na natychmiastową reakcję na usterki czy uzupełnienie tonera, z uwagi na fakt, iż komunikaty te trafiają bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za obsługę konkretnego klienta, która od razu wie z jakim problemem ma do czynienia i może zjawić się w firmie dobrze przygotowana.

System zarządzania drukiem pozwoli na wyeliminowanie najczęściej występujących problemów przedsiębiorcy, takich jak:

  • niekontrolowane korzystanie z drukarek przez pracowników;
  • brak kontroli nad materiałami eksploatacyjnymi
  • nieodpowiednio dobrane urządzenia
  • nieprofesjonalne serwisowanie

System zarządzania drukiem powinien posiadać:

  • uniwersalny sterownik drukowania dla wszystkich urządzeń
  • szyfrowanie danych we wszystkich procesach
  • wielojęzyczność panelu użytkowania i administratora
  • dostęp do aplikacji poprzez interfejs webowy
  • moduł magazynowania i zarządzania materiałami eksploatacyjnymi
  • pełną integrację systemu z urządzeniami najważniejszych producentów na świecie
  • unikalny moduł optymalizacji środowiska drukowania
  • przetwarzanie wydruków bazujące na formacie XPS
  • archiwizację i podgląd drukowanych dokumentów
  • modułową budowa systemu zapewniającą wysoką dostępność i skalowalność
  • otwarty interfejs aplikacji umożliwiający łatwą rozbudowę i modyfikację systemu
sprzedaż wynajem drukarek
zarzadzanie drukiem

WDROŻENIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA DRUKIEM

Wdrożenie profesjonalnego systemu zarządzania drukiem poprzedzone powinno zostać dokładnym audytem. Na podstawie danych zebranych w jego trakcie określić możemy potrzeby organizacji, wyzwania oraz największe problemy. Na tym etapie bardzo ważne jest długofalowe podejście do projektowanego systemu. Te wnioski dają możliwość stworzyć rozwiązanie, które bierze pod uwagę rozwój przedsiębiorstwa, czyli będzie mogło być rozbudowywane pod kątem przyszłych potrzeb związanych z zarządzaniem firmą.
Jedną z firm, które oferują system zarządzania drukiem jest Brother. W ramach oferowanej przez Brother usługi MPS klienci rozliczają się za eksploatację i serwis urządzeń wyłącznie na podstawie liczby wykonanych wydruków w formule pay-per-click – jest to jedyny koszt, jaki ponoszą. Usługa może więc być wyceniana na podstawie liczby sporządzonych wydruków lub na podstawie ustalonego limitu, którego przekroczenie powoduje dodatkowe koszty. Materiały eksploatacyjne są dostarczane klientowi bezpośrednio z magazynu firmy Brother po uzyskaniu informacji, że np. w urządzeniu skończył się toner. Dzięki temu przedsiębiorstwo może odciążyć swój personel techniczny i skupić się na swojej działalności biznesowej, unikając przestojów i niespodziewanych wydatków.

Zmniejszenie kosztów stanowi tylko jedną z korzyści, jakie oferują rozwiązania MPS. Choć właśnie aspekt ekonomiczny jest dla wielu firm w Polsce najbardziej istotny, to zarządzanie drukiem zyskuje popularność również dlatego, że okazuje się dobrym sposobem na optymalizację procesów związanych z organizowaniem danych, generowaniem raportów i analiz, a przede wszystkim zapewnianiem ich bezpieczeństwa. Umożliwia to opracowanie o wiele wydajniejszego modelu zarządzania drukiem. Łatwiejsze jest również identyfikowanie miejsc, w których są generowane większe nakłady druku – od działu po konkretne osoby. W rezultacie łatwiej zaplanować budżety i adekwatnie zwiększyć lub zmniejszyć środki w konkretnych działach. Rośnie też efektywność wykonywanej pracy. Pracownicy nie muszą korzystać z konkretnych urządzeń i mogą drukować w dowolnym miejscu w biurze i w dowolnym czasie.
Biorąc pod uwagę ewolucję jakiej uległo środowisko, w którym funkcjonują obecnie firmy, elastyczność i gotowość na zmiany stanowią bardzo ważny element wdrożonego rozwiązania. Drugi etap to wdrożenie – w tej fazie bardzo ważna jest analiza działania nowego systemu i zalecanych procedur. System daje możliwości bardzo dokładnej weryfikacji kosztów związanych z drukiem, analizy funkcji z których najczęściej korzystają poszczególne osoby czy działy. Te dane pozwalają zaalarmować o niekorzystnych zjawiskach i trendach związanych z drukiem.

System zarządzania drukiem pozwala również zoptymalizować procesy związane z bieżącą obsługą floty, a wszelkie zadania związane z tym obszarem mogą zostać przekazane zewnętrznej firmie. Nowoczesne aplikacje umożliwiają automatyzację monitoringu stanu urządzeń – informacje o usterce i komunikaty o potrzebie uzupełnienia tonera trafiają bezpośrednio do technika serwisu odpowiedzialnego za obsługę danego klienta. Pozwala to skrócić czas potrzebny na usunięcie usterki, a ekipa techniczna, która ma się nią zająć dociera do klienta przygotowana. Nowoczesne rozwiązania z tej dziedziny ewoluują, oferują szerszy zakres funkcjonalności i stają się podstawą dla kolejnych wdrożeń aplikacji dedykowanych pozyskiwaniu i przetwarzaniu czy elektronicznemu obiegowi dokumentów.
Zdaniem analityków średnio 3% miesięcznego budżetu każdej firmy przeznaczane jest na drukowanie dokumentów. W większości przedsiębiorstw papier do drukarek oraz tusz wykorzystywany jest w ilościach hurtowych. Sumując koszty każdego zużytego kartridża oraz bloków papieru otrzymujemy ogromne kwoty, które z pewnością można by zminimalizować.
Oferujemy doradztwo naszych specjalistów w zakresie dzierżawy lub leasingu drukarek, którzy, pomogą dobrać odpowiednie urządzenie, otoczą firmę opieką serwisową i wdrożą system zarządzania drukiem.