Łatwo, szybko i bezpiecznie –podpisy elektroniczne składane są dziś niemal codziennie w każdej firmie. Trudno wyobrazić sobie biuro, które nie prowadzi dokumentacji elektronicznej. Dzięki niej zyskujemy spore oszczędności finansowe i czasowe. W wielu przypadkach sam Profil Zaufany nie wystarcza do załatwienia spraw związanych z administracją publiczną, a kwalifikowany podpis elektroniczny to niezbędne narzędzie wszystkich księgowych.

Obowiązujące przepisy prawne nałożyły na wszystkie biura rachunkowe obowiązek przekazywania zeznań podatkowych do urzędów skarbowych wyłącznie w formie elektronicznej. Zabieg ten nie jest jednak możliwy do przeprowadzenia za pomocą Profilu Zaufanego. Z pomocą przychodzi kwalifikowany podpis elektroniczny. Co to właściwie jest i jak go założyć? Odpowiedzi znajdziecie w naszym artykule.

Profil zaufany, a podpis kwalifikowany. Różnice.

Wyrobienie własnego podpisu elektronicznego to krok, który znacząco ułatwia załatwianie spraw urzędowych w firmie oraz w sprawach prywatnych. W Polsce wyróżnia się dwa główne typy podpisów elektronicznych – profil zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny.

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, umożliwiające elektroniczną komunikację z administracją publiczną. Jednak nie umożliwia podpisania deklaracji i informacji podatkowych, zamknięcia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy dokonania zmian w KRS, jeśli spółka nie była zarejestrowana online.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis z kwalifikowanym certyfikatem. Zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i autentyczności dokumentów, a w kontekście prawnym jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Można go wykorzystać do podpisywania umów i innych ważnych dokumentów wymagających pewnej identyfikacji podpisującego (w tym finansowych). Umożliwia prawne zawieranie umów drogą elektroniczną oraz udział w przetargach (podpisanie dokumentów w procesie składania wniosków). Za pomocą takiego podpisu możemy założyć działalność gospodarczą (bez posiadania Profilu Zaufanego), podpiszemy nim deklaracje czy dokonamy zmian danych w rejestrach KRS.

Podpis kwalifikowany w księgowości i biurach rachunkowych. Korzyści.

Podpis kwalifikowany to szereg korzyści dla biur rachunkowych. Umożliwia swobodne korzystanie z Programu Płatnik, za pomocą którego można komunikować się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Świetnie sprawdza się również w zintegrowanych systemach ERP, które wspomagają zarządzanie przedsiębiorstwem, dzięki możliwości podpisywania formalnych dokumentów biznesowych jak kontrakty, umowy czy zamówienia.  Co najważniejsze, za pomocą takiego e-podpisu możemy podpisać deklaracje podatkowe (np. sprawozdania finansowe) i następnie złożyć je do urzędu skarbowego.

Z elektronicznego dokumentu można w szybki i precyzyjny sposób przekopiować dane, co ogranicza ryzyko przelania środków finansowych na nieodpowiednie konto oraz popełnienia innych pomyłek przy przepisywaniu. Finalnie, podpisane dokumenty można przesłać szybko za pomocą poczty elektronicznej, co gwarantuje kolejne oszczędności, dzięki rezygnacji z usług kurierskich i pocztowych.

Jak założyć kwalifikowany podpis elektroniczny?

Na stronach rządowych i organów nadzoru nad certyfikacją znajduje się lista akredytowanych dostawców kwalifikowanych podpisów elektronicznych.Po dokonaniu odpowiedniego wyboru musimy zainstalować program do podpisu elektronicznego i skonfigurować urządzenie z czytnikiem (lub w chmurze). Dopiero po dokonaniu tych kroków możemy aktywować podpis zgodnie z instrukcją dostawcy. Brzmi skomplikowanie? Zostaw to nam!

Zapraszamy do kontaktu. Przeprowadzimy Cię kompleksowo przez cały proces wyrobienia podpisu kwalifikowanego –  krok po kroku, bezpiecznie i wygodnie. Miej pewność, że Twoje dokumenty są prawidłowo podpisane.